จดหมายเหตุคืออะไร
จดหมายเหตุ คือ “หนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไป รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น และเอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชนผลิตขึ้น เพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฏิบัติงาน” ( พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน 2525: 210)
เอกสารจดหมายเหตุ หมายถึง ข้อมูลทุกรูปแบบที่หน่วยงานผลิตขึ้นใช้ในการ ปฏิบัติงาน แต่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว และได้รับการประเมินว่ามีคุณค่าในฐานะ เป็นข้อมูลชั้นต้นที่แสดงถึงการดำเนินงานและพัฒนาการของหน่วยงานนั้นๆ ซึ่งมีความสำคัญต่อประวัติศาสตร์ของประเทศ ทั้งนี้หมายรวมถึงเอกสารส่วนบุคคลที่รับมอบจาก บุคคลสำคัญหรือทายาทด้วย
งานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
งานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี เป็นส่วนหนึ่งของหน่วยบริการสารสนเทศพิเศษ งานบริการทรัพยากรสารสนเทศ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี มีขอบเขตและกิจกรรมการดำเนินการ ตั้งแต่การรวบรวมเอกสารจดหมายเหตุ วัตถุจดหมายเหตุ เพื่อประเมินคุณค่า คัดเลือก จัดเก็บลงในฐานข้อมูลและให้บริการ ตลอดจนบันทึกเหตุการณ์สำคัญของมหาวิทยาลัย เพื่อเป็นแหล่งศึกษาค้นคว้า และให้บริการบนเว็บไซต์งานจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
- เพื่อรวบรวม เอกสาร วัตถุจดหมายเหตุ อันเกี่ยวกับประวัติพัฒนาการ การดำเนินงานของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรีในด้านต่างๆ
- เพื่อเป็นแหล่งศึกษาค้นคว้าเกี่ยวกับกิจกรรม เหตุการณ์ พัฒนาการของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี ทั้งเชิงนโยบาย ภาพลักษณ์ การบริหาร และวัฒนธรรมทางปัญญาอย่างต่อเนื่อง
- เพื่อเป็นแหล่งเชื่อมโยง การวางแผนพัฒนามหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรีในอนาคต
นโยบายการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี (PBRU Archives Policy)
มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี โดยการดำเนินงานด้านจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี ของสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มีนโยบายการจัดหา รวบรวม และจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุและวัตถุพิพิธภัณฑ์ของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี รวมถึงหน่วยงานระดับคณะ/สำนัก/สถาบัน/ศูนย์/กอง ที่มีอายุเอกสารมากกว่า 10 ปี สิ้นสุดการใช้งาน และมีสภาพที่ดี ดังนี้
- เอกสารลายลักษณ์อักษร ครอบคลุมเอกสารเป็นต้นฉบับที่มีเพียงฉบับเดียวเว้นแต่กรณีหาต้นฉบับไม่ได้ ทั้งนี้อนุโลมให้เป็นสำเนา ที่มีการลงนามรับรองถูกต้องโดยมีผู้รับผิดชอบในเอกสารนั้นๆ ได้แก่ เอกสารการประชุม เอกสารส่วนบุคคล เอกสารเกี่ยวกับการบริหารงาน เอกสารงานวิจัยต้นฉบับ สิ่งพิมพ์ หนังสือรุ่น วารสาร แผ่นพับ เอกสารการเรียนการสอน หลักสูตร และปริญญาต่างๆ เอกสารการบริการ สำนวนคดี และกฤตภาค
- โสตทัศนจดหมายเหตุ ครอบคลุมเอกสารประเภทต่างๆ ที่สื่อความหมายด้วยภาพหรือเสียง ได้แก่ ภาพถ่าย ฟิล์มเนกาทีฟ สไลด์ โปสเตอร์ ปฏิทิน แถบบันทึกเสียง และแถบบันทึกภาพ ฯลฯ
- แผนที่ แผนผัง ครอบคลุมเอกสารประเภทต่างๆ ที่กำหนดไว้ ได้แก่ แผนที่ แผนผัง แบบแปลน และพิมพ์เขียว ฯลฯ
- สื่อคอมพิวเตอร์ ครอบคลุมเอกสารบันทึกข้อมูลประเภทต่าง ๆ ที่กำหนดไว้ ได้แก่ ไฟล์เอกสารที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ ซีดี และธัมบ์ไดร์ฟ ฯลฯ
- เป็นวัสดุที่เกี่ยวกับบุคคล/สถานที่/เหตุการณ์สำคัญ ที่มีคุณค่าด้านประวัติศาสตร์แสดงต้นกำเนิด สะท้านพัฒนาการ และการปฏิรูปในด้านการบริหาร กฎหมาย การเงิน การเรียนการสอน การวิจัย และผลงาน/นวัตกรรมของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
การจัดกลุ่มข้อมูล (Content Catigory)
สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศได้จัดกลุ่มข้อมุูลของเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี โดยกำหนดรหัสเอกสารในแต่ละกลุ่มข้อมูล ดังนี้
- A1-จดหมายเหตุสถาบันกษัตริย์กับราชภัฏเพชรบุรี
- A11-พระบรมราโชวาท
- A12-การพระราชทานปริญญาบัตร
- A13-หนังสือ/สูจิบัตร
- A2-จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
- A21-เอกสารราชการ
- A2101-พระราชบัญญัติ/พระราชกฤษฎีกา
- A2102-ข้อบังคับ
- A2103-ระเบียบ
- A2104-ประกาศ
- A2105-คำสั่ง
- A2106-หนังสือภายนอก
- A2107-หนังสือภายใน
- A2108-บันทึกข้อตกลง
- A2109-เอกสารโครงการสำคัญ
- A2110-เอกสารการประชุมทางวิชาการ
- A22-เอกสารการประชุม
- A2201-คณะกรรมการสภาสถาบัน
- A2202-คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
- A2203-คณะกรรมการสภาวิชาการ
- A2204-คณะกรรมการประจำหน่วยงาน
- A23-เอกสารการก่อตั้ง
- A2301-มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
- A2302-คณะ/โรงเรียน
- A2303-ศูนย์/สำนัก/สถาบัน
- A2304-หลักสูตร
- A2305-อาคาร/สถานที่/สถาปัตยกรรม
- A24-แผนงาน/โครงการ
- A2401-แผนยุทธศาสตร์
- A2402-แผนปฏิบัติราชการประจำปี
- A2403-แผนงานอื่น ๆ
- A25-เอกสารสิ่งพิมพ์เพื่อการประชาสัมพันธ์
- A2501-คู่มือนักศึกษา
- A2502-วารสาร/จดหมายข่าว
- A2503-ข้อมูลสถิติ
- A2504-สูจิบัตร
- A26-เอกสารจดหมายเหตุเฉพาะเรื่อง
- A2601-อาหาร
- A2602-การท่องเที่ยว
- A2603-การแพทย์และพยาบาล
- A2604-การทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม
- A2605-การบริหารการศึกษา
- A2606-การพัฒนาท้องถิ่น
- A2607-เทคโนโลยี/นวัตกรรม
- A27-โสตทัศนจดหมายเหตุ
- A2701-เพลงสถาบัน
- A2702-ภาพกิจกรรม/เหตุการณ์
- A2703-ภาพอาคาร/สถาปัตยกรรม
- A2704-ภาพประติมากรรม
- A2705-ภาพครุภัณฑ์
- A2706-วัตถุ/สิ่งของ
- A3-จดหมายเหตุส่วนบุคคล
- A31-บันทึกการปฏิบัติงานส่วนบุคคล
- A3101-สมุดบันทึก
- A3102-แบบบันทึก
- A32-ผลงานทางวิชาการ
- A3201-หนังสือ/ตำรา/เอกสารประกอบการสอน
- A3203-งานวิจัย/วิทยานิพนธ์
- A3204-บทความวิชาการ
- A3205-ผลงานสร้างสรรค์/นว้ตกรรม
- A33-อัลบั้มภาพถ่าย
- A3301-ภาพบุคคล
- A3302-ภาพผลงาน
- A3303-ภาพรางวัล
- A34-ของที่ระลึกส่วนบุคคล
- A35-รางวัล
- A3501-รางวัลระดับจังหวัด/ภูมิภาค
- A3502-รางวัลระดับประเทศ/นานาชาติ
ขั้นตอนการทำงานของงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
1. จัดหาเอกสารจดหมายเหตุ
1.1. เอกสารจดหมายเหตุ
1.2. วัตถุพิพิธภัณฑ์
2. การจัดเก็บ
2.1. ตรวจเช็คสภาพ
2.2. การให้รหัสหมวดหมู่
การจัดเก็บเอกสาร แบ่งออกเป็น 3 หมวดหลัก 15 หมวดย่อย ตามการจัดกลุ่มข้อมูลด้านบน (ใส่รหัสของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี คือ PBRU ไว้หน้ารหัสหมวดหมู่ทุกกลุ่มข้อมูล)
2.3. การคัดเลือกและการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ
หลักเกณฑ์ในการประเมินคุณค่าเอกสารของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ซึ่งหลักเกณฑ์ในการ พิจารณาคุณค่าของเอกสาร คือ คุณค่าด้านการบริหาร คุณค่าด้านกฎหมาย คุณค่าด้านการเงิน และคุณค่าทางประวัติศาสตร์และการศึกษาค้นคว้าวิจัย
3. กระบวนการอนุรักษ์
3.1. การป้องกัน (Prevention) คือ วิธีการชะลอการชำรุดหรือเสื่อมสภาพที่จะเกิดขึ้นกับเอกสาร โดยก่อนที่จะป้องกันไม่ให้เอกสารเกิดการชำรุดหรือเสื่อมสภาพได้ จำเป็นต้องเข้าใจถึงคุณสมบัติของวัสดุที่ผลิตเอกสาร สาเหตุ และปัญหาต่างๆ ที่อาจก่อให้เกิดการชำรุดหรือเสื่อมสภาพ เพื่อที่จะสามารถเลือกวิธีการป้องกันและหลีกเลี่ยงปัญหาต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นกับเอกสารได้อย่างเหมาะสม และเป็นสิ่งที่ดีที่สุดในการที่จะอนุรักษ์เอกสารนั้นๆ ให้คงอยู่ได้ตลอดไป
3.2. การปฏิบัติการอนุรักษ์ (Conservation Treatment) คือ การแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นบนเอกสาร โดยการกำจัดปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นออกไปให้หมด จากนั้นจึงซ่อมแซมหรือเสริมสร้างให้กลับคืนสู่สภาพเดิมหรือใกล้เคียงสภาพเดิมที่สุด รวมทั้งความแข็งแรง รูปแบบ และเนื้อวัสดุ ทั้งนี้วิธีการที่นำมาใช้จะต้องไม่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเอกสารและสามารถแก้ไขกลับไปเหมือนก่อนการปฏิบัติการอนุรักษ์ได้
4. กระบวนการเผยแพร่
4.1. จัดแสดงนิทรรศการถาวรและนิทรรศการหมุนเวียนที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์
4.1.1. นิทรรศการถาวร
4.1.2. นิทรรศการหมุนเวียน
4.2 จัดทำสื่อต่างๆ เพื่อเผยแพร่เรื่องราวเกี่ยวกับประวัติศาสตร์มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
4.2.1 เผยแพร่ประวัติศาสตร์คำบอกเล่า Oral History
4.2.2 การทำโปสเตอร์นิทรรศการ
4.2.3 จัดทำระบบฐานข้อมูลจดหมายเหตุดิจิทัล มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
4.3 จัดกิจกรรมต่างๆ เพื่อเผยแพร่องค์ความรู้ด้านจดหมายเหตุ