Home > เกี่ยวกับจดหมายเหตุฯ

เกี่ยวกับจดหมายเหตุฯ

จดหมายเหตุคืออะไร

จดหมายเหตุ คือ “หนังสือบอกข่าวคราวที่เป็นไป รายงานหรือบันทึกเหตุการณ์ต่างๆ ที่เกิดขึ้น และเอกสารที่ส่วนราชการ รัฐวิสาหกิจ หรือเอกชนผลิตขึ้น เพื่อใช้เป็นหลักฐานและเครื่องมือในการปฏิบัติงาน” ( พจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน 2525: 210)

เอกสารจดหมายเหตุ หมายถึง ข้อมูลทุกรูปแบบที่หน่วยงานผลิตขึ้นใช้ในการ ปฏิบัติงาน แต่สิ้นกระแสการปฏิบัติงานแล้ว และได้รับการประเมินว่ามีคุณค่าในฐานะ เป็นข้อมูลชั้นต้นที่แสดงถึงการดำเนินงานและพัฒนาการของหน่วยงานนั้นๆ ซึ่งมีความสำคัญต่อประวัติศาสตร์ของประเทศ ทั้งนี้หมายรวมถึงเอกสารส่วนบุคคลที่รับมอบจาก บุคคลสำคัญหรือทายาทด้วย

งานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี

งานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี เป็นส่วนหนึ่งของหน่วยบริการสารสนเทศพิเศษ งานบริการทรัพยากรสารสนเทศ สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี มีขอบเขตและกิจกรรมการดำเนินการ ตั้งแต่การรวบรวมเอกสารจดหมายเหตุ วัตถุจดหมายเหตุ เพื่อประเมินคุณค่า คัดเลือก จัดเก็บลงในฐานข้อมูลและให้บริการ ตลอดจนบันทึกเหตุการณ์สำคัญของมหาวิทยาลัย เพื่อเป็นแหล่งศึกษาค้นคว้า และให้บริการบนเว็บไซต์งานจดหมายเหตุ มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี

เพื่อรวบรวม เอกสาร วัตถุจดหมายเหตุ อันเกี่ยวกับประวัติพัฒนาการ การดำเนินงานของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรีในด้านต่างๆ
เพื่อเป็นแหล่งศึกษาค้นคว้าเกี่ยวกับกิจกรรม เหตุการณ์ พัฒนาการของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี ทั้งเชิงนโยบาย ภาพลักษณ์ การบริหาร และวัฒนธรรมทางปัญญาอย่างต่อเนื่อง
เพื่อเป็นแหล่งเชื่อมโยง การวางแผนพัฒนามหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรีในอนาคต

นโยบายการจัดหาเอกสารจดหมายเหตุของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี (PBRU Archives Policy)

มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี โดยการดำเนินงานด้านจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี ของสำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศ มีนโยบายการจัดหา รวบรวม และจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุและวัตถุพิพิธภัณฑ์ของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี รวมถึงหน่วยงานระดับคณะ/สำนัก/สถาบัน/ศูนย์/กอง ที่มีอายุเอกสารมากกว่า 10 ปี สิ้นสุดการใช้งาน และมีสภาพที่ดี ดังนี้

เอกสารลายลักษณ์อักษร ครอบคลุมเอกสารเป็นต้นฉบับที่มีเพียงฉบับเดียวเว้นแต่กรณีหาต้นฉบับไม่ได้ ทั้งนี้อนุโลมให้เป็นสำเนา ที่มีการลงนามรับรองถูกต้องโดยมีผู้รับผิดชอบในเอกสารนั้นๆ ได้แก่ เอกสารการประชุม เอกสารส่วนบุคคล เอกสารเกี่ยวกับการบริหารงาน เอกสารงานวิจัยต้นฉบับ สิ่งพิมพ์ หนังสือรุ่น วารสาร แผ่นพับ เอกสารการเรียนการสอน หลักสูตร และปริญญาต่างๆ เอกสารการบริการ สำนวนคดี และกฤตภาค
โสตทัศนจดหมายเหตุ ครอบคลุมเอกสารประเภทต่างๆ ที่สื่อความหมายด้วยภาพหรือเสียง ได้แก่ ภาพถ่าย ฟิล์มเนกาทีฟ สไลด์ โปสเตอร์ ปฏิทิน แถบบันทึกเสียง และแถบบันทึกภาพ ฯลฯ
แผนที่ แผนผัง ครอบคลุมเอกสารประเภทต่างๆ ที่กำหนดไว้ ได้แก่ แผนที่ แผนผัง แบบแปลน และพิมพ์เขียว ฯลฯ
สื่อคอมพิวเตอร์ ครอบคลุมเอกสารบันทึกข้อมูลประเภทต่าง ๆ ที่กำหนดไว้ ได้แก่ ไฟล์เอกสารที่จัดเก็บในคอมพิวเตอร์ ซีดี และธัมบ์ไดร์ฟ ฯลฯ
เป็นวัสดุที่เกี่ยวกับบุคคล/สถานที่/เหตุการณ์สำคัญ ที่มีคุณค่าด้านประวัติศาสตร์แสดงต้นกำเนิด สะท้านพัฒนาการ และการปฏิรูปในด้านการบริหาร กฎหมาย การเงิน การเรียนการสอน การวิจัย และผลงาน/นวัตกรรมของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี

การจัดกลุ่มข้อมูล (Content Catigory)

สำนักวิทยบริการและเทคโนโลยีสารสนเทศได้จัดกลุ่มข้อมุูลของเอกสารจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี โดยกำหนดรหัสเอกสารในแต่ละกลุ่มข้อมูล ดังนี้

A1-จดหมายเหตุสถาบันกษัตริย์กับราชภัฏเพชรบุรี
- A11-พระบรมราโชวาท
- A12-การพระราชทานปริญญาบัตร
- A13-หนังสือ/สูจิบัตร
A2-จดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
- A21-เอกสารราชการ
  - A2101-พระราชบัญญัติ/พระราชกฤษฎีกา
  - A2102-ข้อบังคับ
  - A2103-ระเบียบ
  - A2104-ประกาศ
  - A2105-คำสั่ง
  - A2106-หนังสือภายนอก
  - A2107-หนังสือภายใน
  - A2108-บันทึกข้อตกลง
  - A2109-เอกสารโครงการสำคัญ
  - A2110-เอกสารการประชุมทางวิชาการ
- A22-เอกสารการประชุม
  - A2201-คณะกรรมการสภาสถาบัน
  - A2202-คณะกรรมการบริหารมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
  - A2203-คณะกรรมการสภาวิชาการ
  - A2204-คณะกรรมการประจำหน่วยงาน
- A23-เอกสารการก่อตั้ง
  - A2301-มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
  - A2302-คณะ/โรงเรียน
  - A2303-ศูนย์/สำนัก/สถาบัน
  - A2304-หลักสูตร
  - A2305-อาคาร/สถานที่/สถาปัตยกรรม
- A24-แผนงาน/โครงการ
  - A2401-แผนยุทธศาสตร์
  - A2402-แผนปฏิบัติราชการประจำปี
  - A2403-แผนงานอื่น ๆ
- A25-เอกสารสิ่งพิมพ์เพื่อการประชาสัมพันธ์
  - A2501-คู่มือนักศึกษา
  - A2502-วารสาร/จดหมายข่าว
  - A2503-ข้อมูลสถิติ
  - A2504-สูจิบัตร
- A26-เอกสารจดหมายเหตุเฉพาะเรื่อง
  - A2601-อาหาร
  - A2602-การท่องเที่ยว
  - A2603-การแพทย์และพยาบาล
  - A2604-การทำนุบำรุงศิลปวัฒนธรรม
  - A2605-การบริหารการศึกษา
  - A2606-การพัฒนาท้องถิ่น
  - A2607-เทคโนโลยี/นวัตกรรม
- A27-โสตทัศนจดหมายเหตุ
  - A2701-เพลงสถาบัน
  - A2702-ภาพกิจกรรม/เหตุการณ์
  - A2703-ภาพอาคาร/สถาปัตยกรรม
  - A2704-ภาพประติมากรรม
  - A2705-ภาพครุภัณฑ์
  - A2706-วัตถุ/สิ่งของ
A3-จดหมายเหตุส่วนบุคคล
- A31-บันทึกการปฏิบัติงานส่วนบุคคล
  - A3101-สมุดบันทึก
  - A3102-แบบบันทึก
- A32-ผลงานทางวิชาการ
  - A3201-หนังสือ/ตำรา/เอกสารประกอบการสอน
  - A3203-งานวิจัย/วิทยานิพนธ์
  - A3204-บทความวิชาการ
  - A3205-ผลงานสร้างสรรค์/นว้ตกรรม
- A33-อัลบั้มภาพถ่าย
  - A3301-ภาพบุคคล
  - A3302-ภาพผลงาน
  - A3303-ภาพรางวัล
- A34-ของที่ระลึกส่วนบุคคล
- A35-รางวัล
  - A3501-รางวัลระดับจังหวัด/ภูมิภาค
  - A3502-รางวัลระดับประเทศ/นานาชาติ

ขั้นตอนการทำงานของงานจดหมายเหตุมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี

1. จัดหาเอกสารจดหมายเหตุ
1.1. เอกสารจดหมายเหตุ
1.2. วัตถุพิพิธภัณฑ์
2. การจัดเก็บ
2.1. ตรวจเช็คสภาพ
2.2. การให้รหัสหมวดหมู่
การจัดเก็บเอกสาร แบ่งออกเป็น 3 หมวดหลัก 15 หมวดย่อย ตามการจัดกลุ่มข้อมูลด้านบน (ใส่รหัสของมหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี คือ PBRU ไว้หน้ารหัสหมวดหมู่ทุกกลุ่มข้อมูล)
2.3. การคัดเลือกและการประเมินคุณค่าเอกสารจดหมายเหตุ
หลักเกณฑ์ในการประเมินคุณค่าเอกสารของสำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ ซึ่งหลักเกณฑ์ในการ พิจารณาคุณค่าของเอกสาร คือ คุณค่าด้านการบริหาร คุณค่าด้านกฎหมาย คุณค่าด้านการเงิน และคุณค่าทางประวัติศาสตร์และการศึกษาค้นคว้าวิจัย
3. กระบวนการอนุรักษ์
3.1. การป้องกัน (Prevention) คือ วิธีการชะลอการชำรุดหรือเสื่อมสภาพที่จะเกิดขึ้นกับเอกสาร โดยก่อนที่จะป้องกันไม่ให้เอกสารเกิดการชำรุดหรือเสื่อมสภาพได้ จำเป็นต้องเข้าใจถึงคุณสมบัติของวัสดุที่ผลิตเอกสาร สาเหตุ และปัญหาต่างๆ ที่อาจก่อให้เกิดการชำรุดหรือเสื่อมสภาพ เพื่อที่จะสามารถเลือกวิธีการป้องกันและหลีกเลี่ยงปัญหาต่างๆ ที่อาจจะเกิดขึ้นกับเอกสารได้อย่างเหมาะสม และเป็นสิ่งที่ดีที่สุดในการที่จะอนุรักษ์เอกสารนั้นๆ ให้คงอยู่ได้ตลอดไป
3.2. การปฏิบัติการอนุรักษ์ (Conservation Treatment) คือ การแก้ไขปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นบนเอกสาร โดยการกำจัดปัญหาต่างๆ ที่เกิดขึ้นออกไปให้หมด จากนั้นจึงซ่อมแซมหรือเสริมสร้างให้กลับคืนสู่สภาพเดิมหรือใกล้เคียงสภาพเดิมที่สุด รวมทั้งความแข็งแรง รูปแบบ และเนื้อวัสดุ ทั้งนี้วิธีการที่นำมาใช้จะต้องไม่ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงใดๆ กับเอกสารและสามารถแก้ไขกลับไปเหมือนก่อนการปฏิบัติการอนุรักษ์ได้
4. กระบวนการเผยแพร่
4.1. จัดแสดงนิทรรศการถาวรและนิทรรศการหมุนเวียนที่เกี่ยวกับประวัติศาสตร์
4.1.1. นิทรรศการถาวร
4.1.2. นิทรรศการหมุนเวียน
4.2 จัดทำสื่อต่างๆ เพื่อเผยแพร่เรื่องราวเกี่ยวกับประวัติศาสตร์มหาวิทยาลัยราชภัฏเพชรบุรี
4.2.1 เผยแพร่ประวัติศาสตร์คำบอกเล่า Oral History
4.2.2 การทำโปสเตอร์นิทรรศการ